NB! Denne tekst er nu erstattet af en langt mere omfattende og ajourført online guide – Se den på TILBYGNING.nu.

. . .

 

Lad os sige, at man skal have udskiftet tagrenden på den ene side af sit hus. Man ringer til en blikkenslager, som kommer ud og kigger og sender et tilbud. Prisen er acceptabel, så blikkenslageren bliver bedt om at gå i gang. Hvad skulle problemet være i det?

Tjoh, fx kan der opstå tvivl om hvad håndværkeren skal levere. Skal de rendejern der bærer tagrenden også udskiftes? Kan de udskiftes uden at man fjerner de nederste tagplader? Skal tagrenden være større end den gamle, for at kunne klare de kraftigere regnskyl – så skal de gamle rendejern i hvert fald udskiftes. Hvad med tagnedløbet (det lodrette rør), skal det også udskiftes? Sidder nedløbsholderne fast nok i facaden, og hvis ikke, skal de så udskiftes? Og hvad med de efterreparationer der kan blive nødvendige på facaden efter udskiftning af nedløbsrørsholderne? Måske skal hele facaden ligefrem males for at dække reparationerne? Og så er der tagbrønden (der hvor nedløbsrøret ender), hvornår har du sidst kigget i den? Måske er den revnet og lækker vand ind mod kældervæggen?

Og sådan kan man blive ved. En dygtig blikkenslager vil forsøge at få afklaret disse spørgsmål inden afgivelse af tilbud. Men det sker ikke altid. De negative konsekvenser kan principielt set være:

  • Du får ikke udført de rette opgaver, fx de naturlige følgeopgaver som det vil være klogt at få lavet samtidig (= ringere kvalitet).
  • Du FÅR udført de rette opgaver, men først efter at håndværkeren har præsenteret dig for ekstraregninger undervejs, idet fx udskiftning af rendejern måske ikke var indeholdt i hans tilbud. Det betyder, at dit oprindelige budget og tidsplan ikke holder.
  • Du (og måske også blikkenslageren) bliver irriteret over det bøvl som de uafklarede forhold medfører.

Forestil dig så omfanget af uklarheder og mulige uenigheder der kan opstå på lidt eller meget større byggeopgaver: ombygning, tilbygning, renovering eller nybyggeri.

Byggeri er (desværre) komplekst, næsten uanset hvilken opgave der skal løses.

Meget kan gå galt og en del går galt, hele tiden, i sag efter sag, år ud og år ind. Og ansvaret for bøvlet ligger ofte et andet sted end mange måske ville forvente. Håndværkerne får ofte skylden, og der er da også eksempler hvor ansvaret skal placeres hos den udførende.

Men ofte skal årsagen til de skæve byggeforløb faktisk findes hos kunden selv.

I ethvert byggeforløb – stort eller lille – ligger der opgaver og ansvar hos kunden, og hvis det ikke bliver håndteret, stiger risikoen for et dårligt forløb. Dette er næppe nogen nyhed blandt byggebranchens professionelle parter. Mange byggesager og håndværkerforløb gennemføres imidlertid af bygningsejere uden forkundskaber indenfor byggeri. Velmenende mennesker, som dog hverken har uddannelse indenfor byggebranchen eller nævneværdig erfaring fra tidligere forløb.

Ofte har de desuden travlt med alt muligt andet (fx passe arbejde og familie), og derfor mangler de – ud over ekspertisen – også tiden til at varetage opgaven fuldt ud.

Naturligvis kan der være håndværkere, og i visse tilfælde arkitekter og andre rådgivere, inde over projekterne. Men stadig mangler ofte de fagspecifikke kompetencer hos dem der uomgængeligt har det overordnede ansvar for at træffe beslutningerne og orkestrere det hele: Kunderne.

 

Et godt byggeprojekt handler om ledelse!

Hvis et byggeforløb skal blive vellykket hele vejen igennem skal det ledes professionelt. Der skal være styr på en lang række forhold, herunder tidsplanen, økonomien, kvaliteten og lovgivningen. Undervejs skal der træffes en lang række valg og man skal vide hvilke valg der bør træffes hvornår, samt hvilke konsekvenser de har. Man behøver som kunde ikke selv at have styr på alle detaljer, men man skal sikre sig, at andre så har styr på det. Det kan man kun hvis man i et vist omfang ved, hvad det er der skal være styr på.

Et par citater fra Byggestyrelsens Bygherrevejledning for de offentlige bygherrer underbygger pointerne:

”Bygherren skal dog selv træffe en række afgørende beslutninger om byggeriet. Bygherreindsatsen er i høj grad afgørende for, om byggeriet bliver vellykket. Bygherrer, der er usikre eller træffer forkerte beslutninger, kan påføre byggeriet store ekstraudgifter og funktionsmæssige forringelser.” (s. 8)

”Bygherren skal have for øje, at byggeri er et meget sammensat produkt, og at det skal være anvendeligt i lang tid. Rollen som bygherre kræver derfor betydelig viden og omhu.” (s. 32) 

”At være bygherre er også en ledelsesopgave. Bygherren er som byggeriets beslutningstager ansvarlig for, at byggesagen gennemføres fra idé til ibrugtagning og drift. Ved ethvert byggeri skal bygherren sikre, at der træffes beslutning om grundlæggende forhold, herunder byggesagens økonomi, kvalitet, udformning og arkitektur, byggested, risici, tidsfrister, entrepriseform og organisering.” (s. 32)

 

Farligt at undervurdere et byggeprojekt

Mange lægfolk undervurderer fuldstændig byggebranchens kompleksitet og omfanget af ansvar der påhviler en selv. De tror måske, at det er lige så let at købe en ombygning, tilbygning eller renovering som det er er at købe en bil. Men det er det ikke! De tror måske også, at fordi de har et ansvarsfuldt lederjob til hverdag, er de også i stand til at lede håndværkere og et byggeforløb. Det er de sjældent.

Mange byggeopgaver er som en tur ind i det ukendte. Facaderenoveringer, efterisolering, ombygning, tilbygning, indretningsprojekter og så videre – intet af det er standardvarer man kan kigge på, bedømme og vælge, inden man køber. Tværtimod. Ofte er der tale om, at man køber noget usynligt, som jo først skal bygges før man kan bedømme det. Samtidig er håndværkerydelser noget som de fleste kun køber sjældent. Som kunde/bygherre er man i den grad på udebane. Mange føler nok med rette, at en byggeopgave er som at bevæge sig ind i en jungle og købe noget usynligt, uden guide. Derfor undlader mange uerfarne bygherrer blandt andet at:

  • Gennemtænke hvad deres opgave går ud på, i forhold til omfang, kvalitet og afgrænsning.
  • Få opgaven dokumenteret i beskrivelser, beregninger og tegninger.
  • Lave en skriftlig aftale med de udførende parter.
  • Styre byggeøkonomien sikkert.
  • Styre tidsplanerne sikkert.

Hvis en byggeopgave løses på en måde der strider imod byggeloven vil myndighederne i første omgang stille bygherren til ansvar. Og hvis et hus sælges med ulovlige konstruktioner er det også ejeren der (først) skal stå til ansvar. Pilen peger også her mod bygningsejere og det ansvar man har som bygherre.

Der ligger en grundlæggende erkendelse her: Det er dig der skal vælge byggetekniske, æstetiske og funktionelle løsninger samt udvælge de håndværkere der skal bygge.

Det er kort sagt dig der er byggeopgavens overordnede leder og beslutningstager.

 

Mange roller for en bygherre

At styre et byggeforløb kræver mange forskellige kompetencer, som ikke-fagfolk sjældent har. Som bygherre har du nemlig forskellige roller, fx:

Planlægning og styring

Forløbet skal overordnet set ledes, så de rigtige overvejelser bliver gjort på de rigtige tidspunkter, risici minimeres og projektet forløber mod den ønskede kvalitet uden overskridelser af lovgivning, tid eller økonomi.

Beslutningstagning

Der skal træffes en lang række valg, ligefra de overordnede til de detaljerede, bl.a. valg af rådgivere, løsninger, materialer og håndværkere.

Relationshåndtering

I forhold til forløbets mange mulige interessenter skal det overvejes hvilken rolle de kan spille og hvordan man adresserer dem med informationer og måske involvering. Afhængig af om man fx er boligejer eller virksomhedsejer kan interessenterne være medarbejdere, ejere, bestyrelse, familie, medier og naboer.

Konflikthåndtering

Går noget skævt undervejs involverer det næsten altid bygherren som den ene part. Og i første omgang handler det jo om at tilrettelægge og gennemføre processen så der ikke opstår konflikter.

Investering

Da det er ”dine” penge der bygges for, er du på en måde investor, og må overveje hvordan du bruger pengene klogt.

 

Håndtering af risici

I ethvert byggeforløb findes nogle risici som det er op til bygherren at være bevidst om og håndtere. Det kan fx handle om disse risici:

  • De indledende budgetmæssige rammer viser sig at være utilstrækkelige når håndværkernes priser fremkommer. Kan der ikke tilvejebringes ekstra økonomi, eller reduceres i projektets omfang, kan det standse et projekt fuldstændig.
  • De tekniske rådgiveres udbudsmateriale viser sig at være mangelfuldt. Det medfører ekstreregninger under udførelsen, samt risiko for byggefejl.
  • Bygherren har vanskeligt ved at beslutte sig, og ønsker løbende ændringer og tilføjelse i projektmaterialet, både under planlægningen og udførelsen. Det koster tid, fordyrer projektet og øger risikoen for byggefejl.
  • Der opstår flere uforudseelige forhold under udførelsen end der er afsat økonomiske reserver til. Her risikerer man at gå i stå midt i et byggeforløb.
  • Man opdager fortidsminder under udgravningerne, hvilket kan forsinke – og fordyre – projektet væsentligt.
  • Man opdager forurening i grunden under udgravningerne, hvilket kan forsinke og fordyre forløbet.
  • Jordbundsundersøgelser har enten ikke været til stede eller tilstrækkelige, så der må ekstrafunderes under udførelsen. Kan udfordre den økonomiske ramme.
  • Der opdages asbest, PCB eller bly i eksisterende materialer der skal nedtages (fx rørisolering), hvilket igen kan koste både ekstra tid og penge til asbestsanering.
  • Bygherrens interne beslutningsprocesser forløber ikke som forudset.
  • Myndighedernes behandling af byggetilladelse trækker ud fordi bygherren ikke har gjort sit forarbejde godt nok.
  • Der bliver valgt (nye) materialer som ikke er helt velafprøvede, og som efterfølgende viser sig at være helt eller delvist uegnede til formålet.
  • Bevisbyrde problemer i forbindelse med indgåede aftaler, især aftaler om ekstraarbejde under arbejdets udførelse.

Listen kan desværre sagtens gøres længere. Derfor er det vigtigt som bygherre at vide hvordan man forebygger at disse risici kommer til udfoldelse, både ved god planlægning og risikostyring undervejs.

 

Interne beslutninger

På de interne linjer er det vigtigt, at du og din familie (eller bestyrelse, hvis I er en forening/virksomhed) får talt om hvordan I træffer beslutninger. For eksempel kan I aftale, at hvis der opstår uenighed om noget under et møde med rådgiveren eller håndværkeren, er det i orden at sige ”Det skal vi vist lige tale om på egen hånd” eller ”Det sover vi lige på”, så der ikke er en part der føler sig kørt over.

Desuden skal eksterne parter (rådgivere, håndværkere, banken m.v.) vide, hvornår en beslutning er gældende. Det nytter ikke noget at den ene part om morgenen siger et til håndværkerne, og en anden part så kommer hjem om eftermiddagen og siger noget helt andet. Som bygherre skal I tale med en stemme og fx aftale hvem der er talsperson.

 

Informer de relevante parter

Man skal naturligvis også have styr på hvem man kan eller bør holde orienteret under forløbet. Hvis fx ens naboer vil blive påvirket af støj og støv, kan man med fordel orientere dem på forhånd og undervejs. Måske ønsker myndighederne at blive adviceret på bestemte tidspunkter under byggeriets udførelse. Og måske har du en bestyrelse eller medarbejdergruppe der også ønsker information før, under og efter byggeforløbet.

Hvis man repræsenterer en virksomhed kan det være, at et byggeforløb indeholder nogle PR- branding- og marketingmæssige aspekter, potentialer eller risici, som skal håndteres. Måske risikerer byggeforløbet at genere naboer der kan skabe negativ omtale i medierne til skade for virksomhedens omdømme. Den slags kan man forsøge at imødegå inden det sker. Omvendt kan et byggeforløb måske også bruges til at skabe positiv omtale i medierne.

I det hele taget kan det være nyttigt at danne sig et overblik over alle de mulige interessenter der kan have eller få en relation til byggeforløbet, således at du kan overveje hvordan de forskellige parter håndteres.

Fra bogen "Hjælp, vi skal have håndværkere"

Brug den nødvendige tid på planlægning

Som bygherre bestemmer man hvor meget byggeopgaven skal forberedes og planlægges, inden håndværkerne går i gang. Der er naturligvis stor forskel på at forberede udskiftning af tagrender eller opførelsen af en helt ny bygning. Men mange af de indledende overvejelser er i princippet ens. I de fleste situationer skal en – kortere eller længere – planlægningsfase bidrage til at:

  • Indkredse risici og formulere problemstillinger, behov og idéer.
  • Analysere mulige løsninger og udvælge den bedst egnede.
  • Beskrive løsningen i tegninger, tekst og beregninger.
  • Planlægge den efterfølgende drift og vedligeholdelse af det udførte.
  • Indhente tilbud på udførelse af løsningen.
  • Indhente de nødvendige myndighedsgodkendelser.
  • Udforme skriftlige aftaler med håndværkerne.

 

Et byggeforløbs faser

Uanset hvilken type projekt man ønsker at gennemføre, vil man bevæge sig fra den allerførste idé, over konkretisering af idéen og prissætning, til udførelse og færdiggørelse. Det siger nok sig selv, at jo større og mere komplekse opgaver, jo mere tid og opmærksomhed skal man ofre undervejs. Men kronologien i forløbet vil i princippet være ens, uanset opgavens størrelse:

  1. Idéen opstår. Behov beskrives. Overordnede muligheder og begrænsninger/forudsætninger analyseres. Evt. program formuleres.
  2. Skitser og forslag til løsning. Evt. indledende dialog med myndighederne.
  3. Evt. ansøgning om byggetilladelse via tegninger, beregninger og beskrivelser.
  4. Arbejdstegninger.
  5. Udbudsmateriale, prisindhentning fra håndværkere. Skriftlig kontrakt.
  6. Udførelse og kontrol. Afleveringsforretning og evt. efterfølgende reklamation.

Denne bogs opbygning følger denne kronologi.

 

Aktiv eller passiv bygherre

Ingen bygherre kan være helt ”passiv”, men der kan alligevel være stor forskel på, i hvor høj grad man som bygherre ønsker at være en del af hele forløbet fra start til slut.

Nogle bygherrer foretrækker at bruge så lidt tid på projektet som muligt, fx fordi man i forvejen har travlt med at passe sin virksomhed, sit job og/eller sin familie. Den type bygherre vil spille en stor rolle tidligt i forløbet, hvor så mange forhold som muligt skal afklares. En byggerådgiver vil kunne være en stor fordel, og måske næsten uundværlig, til at varetage bygherrens ansvar og projektlede hele forløbet (se også bogens Epilog). Desuden vil det være ekstra vigtigt med et gennemarbejdet projektmateriale til håndværkerne. Andre bygherrer vil gerne involveres meget mere og være tæt på beslutningerne og udviklingen løbende.

Under alle omstændigheder er det vigtigt at man som bygherre tidligt i forløbet får et overblik over ens rolle og er i stand til at definere hvad man ønsker at bruge tid på og hvad man vil overlade til rådgivere.

 

Før logbog

Under de fleste byggeopgaver kommer der til at ske så meget undervejs, at de færreste kan holde alle informationerne i hovedet. Lav derfor en logbog, hvor du både kan gemme centrale dokumenter, og føre en form for dagbog eller beslutningslog.

Hvordan og hvorledes du vil samle dette, fysisk eller digitalt eller på begge måder, er naturligvis helt op til dig selv. Blot du har styr på, hvor de respektive informationer nemt kan genfindes. Og du kan ligeså godt starte logbogens systematik op som noget af det første i processen, og så blot udvide den efterhånden som behovene opstår. Du vil komme til at takke dig selv for det.

Ud over at logbogen er en hjælp under forløbet, vil dens informationer også kunne være nyttige efter ibrugtagning af det byggede.

For eksempel hvis der opstår eller opdages en fejl eller mangel ved det udførte arbejde. I den situation kan logbogens informationer tjene til at afklare om der i det hele taget er tale om noget man kan klandre håndværkerne.

Man kan måske også få brug for selv at reparere en malet væg, og i logbogen finde informationer om den præcise farve den blev malet med.

Indholdet i logbogen kan fx være:

Kontakter

Navne, adresser og kontaktoplysninger på implicerede parter.

Log

En slags ”dagbog” hvor du noterer og daterer væsentlige begivenheder og beslutninger, evt. dokumenteret med fotos.

Program

Dine indledende ønsker og forudsætninger til byggeriet.

Myndigheder

Særlige forhold omkring lovgivning m.v.

Skriftlig dialog

Fysiske breve, vigtige mails, SMS’ere og anden form for skriftlig kommunikation.

Mødereferater

Skriv altid et kort eller længere notat fra nævneværdige møder med leverandører, myndigheder, rådgivere og håndværkere.

Økonomi

Alt om finansiering, budgetter, regninger m.v.

Om det udførte

Materiale fra håndværkere og leverandører (Fx brochurer, brugsanvisninger og vedligeholdelsesanvisninger).

Øvrigt indhold i logbog

Herudover er der en række dokumenter og informationer det kan være nyttigt at have styr på, fx i en logbog:

  • Tegninger, beskrivelser og beregninger.
  • Fotos. Husk at tage mange fotos, hellere for mange end for få. De kan være værdifulde hvis forløbet ender i en forsikrings- eller retssag.
  • Tilbud og kontrakter.
  • Aftalesedler ved ekstraarbejde.
  • Tilsynsnotater.
  • Afleveringsprotokol.
  • Evt. protokoller fra etårs- og femårsgennemgange.

 

Velkommen til din nye rolle som bygherre. Vi lader det sidste ord i dette kapitel tilhøre Byggestyrelsens Bygherrevejledning for offentlige bygherrer:

”Bygherreindsatsen er afgørende for, om byggeriet bliver vellykket, hvilket kan opnås ved en systematisk planlægning, overblik over den samlede proces, en klar ansvars- og opgavefordeling samt fokus på at identificere og styre risici. Sene, uklare eller forkerte beslutninger kan påføre byggeriet store ekstraudgifter og forsinkelser samt funktions- og kvalitetsmæssige forringelser.” (Bygherrevejledningen 2008, s. 34)

. . .

Den gyldne regel

Erkend, at du som bygherre har et ansvar og nogle opgaver der ikke er til at løbe fra.

. . .

Oversigt over hele bogen:

NB! Denne tekst er nu erstattet af en langt mere omfattende og ajourført online guide – Se den på TILBYGNING.nu.

. . .